Después de años de trabajo remoto, los empleados pospandémicos tienen problemas con las distracciones en la oficina. Las soluciones van desde cabinas telefónicas en la oficina hasta bibliotecas o, sorprendentemente, la incorporación de más sonido.
West no va a su oficina de Londres más de una vez a la semana. Como vicepresidente de marketing de la billetera inteligente de criptomonedas Argent , West se presenta para reuniones de estrategia o creativas. Pero cuando solo está tratando de hacer el trabajo, las distracciones y el ruido en la oficina de planta abierta de Argent lo hacen un 40% menos productivo que en casa, estima. La música que se escapa de los auriculares de los compañeros de trabajo y las voces de los compañeros de trabajo llaman su atención, mientras que el sonido de los ingenieros de software tecleando en sus teclados lo pone de los nervios.
“No sé si es porque todos nos hemos vuelto un poco más psicópatas o tal vez siempre ha sido así, pero ahora me doy cuenta de todo”, dice West, de 33 años. “Si alguien tiene la audacia de atender una llamada telefónica en una oficina pequeña donde la gente está tratando de trabajar, me remuerde el estómago”.
Más de cuatro años después de que la pandemia obligara a la mayoría de los trabajadores de oficina a trabajar desde casa, muchos han vuelto a la oficina, ya sea por mandatos de los empleadores, por el deseo de pasar tiempo con los colegas o por la necesidad de escapar de los compañeros de habitación o la familia. Alrededor del 27% de las jornadas laborales remuneradas en EE. UU. se realizaron desde casa en mayo, una reducción drástica respecto del 60% en el pico de la pandemia, pero un aumento respecto de menos del 10% antes de la COVID-19.
A medida que la gente ha vuelto a la oficina, ya sea a tiempo completo o parcial, han aumentado las quejas sobre una frustración de larga data (el ruido y las distracciones de los diseños de espacios abiertos). Los trabajadores realizan más reuniones por Zoom desde la oficina y, a menudo, hablan más alto en esas videollamadas. Los jefes alientan a que los días de oficina se pasen “colaborando” y desarrollando vínculos sociales, pero eso aumenta el eco de las conversaciones en el espacio.
El problema se agrava aún más: en las empresas que han reducido el tamaño de sus espacios para aprovechar la menor cantidad de personal en las instalaciones, las salas de conferencias y los espacios privados se llenan rápidamente, y los primeros que los ocupan cada día se quedan en el mismo lugar. “Es un comportamiento humano”, afirma Melissa Strickland, directora y directora general de la firma de diseño HLW . Si las reuniones se suceden una tras otra, “¿por qué debería cambiar de sala cuando podría atender todas mis llamadas con cierta comodidad [en esta sala yo sola]?”.
En una encuesta realizada en septiembre de 2023 por la firma de investigación sobre el lugar de trabajo Leesman , los niveles de ruido se clasificaron entre las 10 características más importantes de la oficina, entre los baños que funcionan y un servicio de asistencia técnica de TI. Sin embargo, solo alrededor del 32% de los empleados están satisfechos con los niveles de ruido en una oficina promedio, según otra encuesta de Leesman (publicada en abril pasado), y solo dos cuestiones tuvieron cifras de satisfacción más bajas en esas oficinas: el acceso a “instalaciones de ocio” cercanas y la tasa de personas que pasan caminando junto a las estaciones de trabajo.
La respuesta a todas estas quejas presenta una oportunidad de negocio, ya que los vendedores venden con éxito de todo, desde cabinas telefónicas hasta servicios de “paisajismo sonoro” que utilizan un enfoque “biófilo” para ayudar a amortiguar las voces con sonidos que se encuentran en la naturaleza. Los fabricantes de muebles y los diseñadores de interiores están agregando materiales más amigables con la acústica y diseñando “bibliotecas” para lugares tranquilos donde trabajar. Algunos empleadores están distribuyendo auriculares con cancelación de ruido e incluso construyendo herramientas para ayudar a los trabajadores a alertar a sus colegas cuando necesitan concentrarse.
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Una oficina ruidosa es una molestia y una oportunidad de negocio
“Este es el clavo que todas las organizaciones están intentando tocar en la cabeza”, afirma el fundador de Leesman, Tim Oldman. Él ve a los diseñadores avanzando hacia la “recelularización” del espacio interior: más salas de reuniones, oficinas privadas o salas silenciosas que muchos trabajadores anhelan. “Si queremos que los empleados regresen voluntariamente a las oficinas, tenemos que proporcionar un espacio que favorezca esos momentos en los que necesitan una privacidad acústica y visual diferenciada”.
Las distracciones en la oficina son más que una molestia menor. Un estudio de 2021 publicado en el Journal of Management & Organization descubrió que, en experimentos con entornos controlados, los niveles de ruido típicos de las oficinas de planta abierta provocaron aumentos en los indicadores de estrés fisiológico, como frecuencias cardíacas más altas, así como más expresiones faciales de disgusto e informes de los trabajadores sobre estados de ánimo negativos.
“No nos acostumbramos al ruido”, observa Libby Sander, profesora adjunta de la Universidad Bond de Australia, que colaboró en el estudio. “Tenemos la idea de que nos acostumbraremos a él… pero fisiológica y psicológicamente, el cuerpo no lo hace”.
El deseo de tener un mayor control del ruido en la oficina es una de las razones del crecimiento de empresas como Framery , con sede en Finlandia , uno de los mayores fabricantes de “cápsulas” de oficina: básicamente, cabinas telefónicas completamente cerradas, de aspecto moderno y con paredes de cristal cuyo precio inicial es de unos 8.700 dólares por una individual compacta. (Algunas cabinas tienen capacidad para seis personas, lo que las hace más parecidas a salas de conferencias cerradas). En 2022, los ingresos globales de Framery alcanzaron los 164 millones de dólares, frente a los 86 millones de 2020 y los 101 millones de 2021. Si bien las ventas cayeron ligeramente en 2023, afectadas por la incertidumbre del mercado, la inflación y las tasas de interés más altas, el cofundador y director ejecutivo Samu Hällfors dijo que espera un crecimiento rápido nuevamente este año, aunque se negó a compartir pronósticos.
En marzo, la empresa añadió una nueva línea de cabinas que no solo aíslan el sonido de los usuarios sentados en ellas, sino que también cuentan con un sistema de “enmascaramiento del sonido” que emite un sonido similar al ruido rosa en las áreas circundantes. De este modo, las cabinas aumentan el ruido ambiental en los espacios cercanos, con el objetivo de hacer que las conversaciones en la oficina sean menos inteligibles. “¿El nivel de ruido en sí? Sí, es un problema, pero lo realmente problemático del ruido es cuando el cerebro capta una palabra familiar”, afirma Hällfors.
Por eso, los diseñadores y emprendedores están incorporando sonido a los espacios, lo que puede ser una forma de abordar las preocupaciones sobre el exceso de ruido o el exceso de silencio. Después de trabajar para otros en el ámbito del sonido durante más de una década, Evan Benway lanzó Moodsonic , con sede en Londres , en 2022. Ahora trabaja con empresas como SAP, GSK y Steelcase para crear “paisajes sonoros adaptables” que utilizan sensores para generar un sonido de fondo que se adapta en tiempo real a lo distractor o estimulante que es el entorno.
De hecho, Moodsonic ayuda a las empresas a abordar una de las ironías del entorno laboral pospandémico: las personas se distraen con el sonido en la oficina, pero a menudo se debe a que es demasiado silencioso, en lugar de demasiado fuerte. En lugar de tener 60 personas en una oficina abierta donde se escucha el murmullo de muchas conversaciones de fondo, “ahora tal vez tengas 15 personas y, cuando una persona habla, todos escuchan todo lo que está diciendo”, dice Benway. “Es una inteligibilidad perfecta del habla”, y es el problema que más molesta a la gente.
Los sensores de Moodsonic detectan los niveles de sonido y ajustan los “paisajes sonoros”, que incluyen sutiles cantos de pájaros inspirados en la naturaleza o el murmullo de los arroyos, dependiendo de la proporción de llamadas de ventas ruidosas con respecto al trabajo concentrado o de si es un viernes tranquilo o un martes ajetreado. Benway no revela los ingresos, pero dice que la empresa está trabajando con 30 de las 500 empresas más grandes de Estados Unidos y ya es rentable; en su segundo año triplicó la superficie en la que ofrece paisajes sonoros y aumentó las suscripciones en un 150%.
Otros están teniendo éxito aprovechando no solo la necesidad de privacidad de los trabajadores de oficina, sino también los deseos similares de los trabajadores remotos. El destacado capitalista de riesgo Fred Wilson, cofundador de Union Square Ventures con sede en Nueva York , y su esposa Joanne, una inversora ángel, están lanzando la segunda ubicación de Framework , un espacio de coworking en Nueva York, este otoño en la Refinería de Domino , un edificio industrial emblemático revitalizado que alguna vez albergó una importante fábrica de azúcar. A los dos se les ocurrió la idea después de reconocer que en ciudades como Nueva York, los emprendedores, creativos y otros trabajadores remotos tienen poco espacio propio y no necesariamente quieren estar en “uno de estos lugares donde hay todo este sinsentido compartido”, dice Joanne, refiriéndose a los espacios de coworking con asientos grupales y poca privacidad.
En el primer local de los Wilson en el barrio Clinton Hill de Brooklyn, los miembros pagan entre 755 y 860 dólares al mes, según el plazo del contrato de alquiler, por su propio puesto insonorizado en el espacioso espacio de Framework, con su propio mini-nevera, tetera y prensa francesa. Inicialmente diseñados como una forma de distanciar socialmente a las personas durante la pandemia, los puestos ahora atraen a los miembros por diferentes razones. “Es tranquilo y no tienen que escuchar a su vecino hablando con su amigo o esposa o lo que sea”, dijo Fred Wilson a Forbes . El local original tiene una lista de espera de unas dos docenas de personas.
Los diseñadores de muebles e interiores también están incorporando más protección acústica a sus espacios. Zintra Acoustics , una línea de paneles de pared, separadores de espacios y luminarias de techo que ayudan a absorber el sonido, ha experimentado una demanda “creciente” de soluciones acústicas, dijo Kirsten Grosman, directora de marketing de productos de la marca, propiedad de Baresque Group, con sede en Australia, en un comunicado enviado por correo electrónico. “El ruido se ha convertido en la principal queja de los empleados”, dijo.
Mientras tanto, la empresa sueca IKEA, que lleva 40 años en el negocio de los muebles de oficina, está lanzando una nueva línea (conocida como MITTZON) diseñada en parte para abordar las molestias causadas por el sonido y el ruido. Por ejemplo, ha añadido un material de fibra de madera, que normalmente se utiliza en la industria de la construcción como aislante, a las pantallas acústicas envueltas en tela. IKEA también trabajó con proveedores para silenciar el mecanismo que controla la altura de un escritorio eléctrico de pie con solo pulsar un botón. “El papel de la oficina ha cambiado”, dice el desarrollador de diseño de productos de Ikea, Philip Dilé. “La mayoría de la gente nos dijo que quería volver [a la oficina] para concentrarse y tener menos distracciones”.
La nueva línea de Ikea, con sus mamparas acústicas, es un ejemplo de un movimiento más amplio para ofrecer más soluciones que no requieran muchas oficinas o salas privadas, que posiblemente anulen el propósito de que la gente venga a la oficina para colaborar. “¿Por qué querría entrar en un montón de cabinas o cabinas de Zoom y que esa sea mi experiencia del día?”, pregunta Tracy Wymer, vicepresidente de conocimientos e inspiración en Teknion, que fabrica cabinas. Wymer señala que su empresa está trabajando en un nuevo producto que proporciona “señales visuales para saber si estás disponible o si estás concentrado en el trabajo”, pero dijo que es demasiado pronto para ofrecer detalles.
Una de las empresas que está experimentando con señales visuales es monday.com, una empresa de software de gestión de proyectos con sede en Israel. Cuenta con un grupo de “creadores” en su plantilla que han diseñado un dispositivo de Internet de las cosas (IoT) llamado “FocusTime” que se coloca en la esquina de los monitores de las computadoras de los trabajadores. Parece un dial que muestra cuánto tiempo ininterrumpido restante necesita el usuario y actúa como una mejora física de los íconos de estado de Slack o Teams que la gente está acostumbrada a ver en la pantalla.
La idea surgió originalmente de una empleada de monday.com que tenía problemas con las interrupciones de sus compañeros cuando regresaba a la oficina; una versión anterior era simplemente una bandera que podía levantarse manualmente cuando alguien no debía ser molestado antes de convertirse en un dispositivo que los usuarios podían simplemente tocar para encender y apagar. Evolucionó hasta convertirse en el dispositivo actual, que los usuarios pueden configurar para mostrar a sus compañeros de trabajo cuánto tiempo necesitan para concentrarse (la ventana de tiempo se copia en las aplicaciones de calendario) o si el tiempo para trabajar en silencio está bloqueado en un calendario digital, aparecerá en el dispositivo.
Saron Paz, líder del equipo Makers, dice que unos 20 empleados están participando en una prueba piloto con el prototipo del dispositivo; se está planeando una prueba en toda la empresa y luego, potencialmente, podría convertirse en un producto comercializado. (En septiembre, monday.com planea mostrar el dispositivo en una conferencia de clientes en Londres y Nueva York). Como mínimo, Paz espera que los dispositivos “inicien una conversación entre las personas sobre lo que necesitan en términos de ruido u otros puntos débiles”, dice, y señala que “todavía estamos programados para las cosas físicas”.
Otras empresas están repartiendo auriculares con cancelación de ruido como beneficio para la vuelta a la oficina o añadiendo espacios más silenciosos a sus diseños. Cuando la división Mailchimp de Intuit diseñó sus nuevas oficinas (un espacio elegante y moderno junto a la popular ruta peatonal y ciclista BeltLine de Atlanta), la acústica era una prioridad. El antiguo espacio tenía un mar de escritorios en un almacén reconvertido con solo seis cabinas telefónicas o salas de “entrada libre”; el nuevo tiene más de 60, dice el ejecutivo del proyecto Colin Hughes. Los empleados tienen la opción de pedir auriculares con cancelación de ruido de forma gratuita.
En este “centro de innovación” (como llama Intuit a la nueva oficina de Atlanta) se utilizaron paneles acústicos en las paredes, los techos y como separadores para separar los “barrios” de las oficinas. Hay cinco espacios de “biblioteca” en todo el edificio, varios de los cuales están revestidos con paneles de madera, llenos de libros y con mesas espaciosas con iluminación que evoca la sensación de una biblioteca universitaria moderna. La gente tiende a trabajar allí en silencio, dice Hughes: “Si ves que hay libros en las paredes y parece una biblioteca, te comportarás de esa manera”.
Un factor que ha impulsado la creación de más espacios para el trabajo silencioso ha sido una mayor conciencia sobre las necesidades de los trabajadores neurodiversos, como aquellos con TDAH o problemas de procesamiento sensorial. Una investigación externa muestra que entre el 15% y el 20% de los empleados son neurodivergentes, afirma la vicepresidenta ejecutiva de servicios inmobiliarios y laborales de Salesforce, Relina Bulchandani. Eso impulsó al gigante del software a diseñar pisos en su nueva torre de Chicago con “salas de meditación” para descansos tranquilos y espacios de “biblioteca” equipados con pantallas de monitor dobles solicitadas por los ingenieros de software.
Aunque se las considera bibliotecas, no hay señales que indiquen que hay que guardar silencio, dice Bulchandani. Señala que, a medida que las personas pasan más tiempo en la oficina, se sienten más cómodas atendiendo llamadas en escritorios en áreas de oficina abiertas, y Salesforce ha instado a las personas a hacer más de eso, dentro de lo razonable, para evitar que las pequeñas salas de reuniones se llenen. “Estamos animando a las personas a que puedan atender llamadas en sus escritorios, pero tengan cuidado: no quieren estar todo el día en videollamadas en sus escritorios”.
Aun así, Argent’s West no pasa por alto la paradoja de muchas de estas soluciones para las distracciones en la oficina. Si todos pudieran elegir dónde quieren trabajar, en lugar de tener que presentarse en una oficina, algunas de esas soluciones no serían necesarias. “Lo único que debería importarle a una empresa es la eficiencia”.
Este artículo fue publicado por Forbes US.
