Los pasos para tomar decisiones acertadas

En el artículo anterior tratamos sobre algunos de los  recursos internos que necesitamos  para  aumentar los aciertos en la toma de decisiones. En el presente completamos la perspectiva aportando un método sencillo y asequible, a lo que no deja de ser un arte enriquecido con experiencia, valores y rectitud y aderezado con una  disposición de asumir los errores con naturalidad, serenidad y actitud de aprendizaje.

El arte combinado con el método favorece el promedio de aciertos de una persona y de un equipo y aunque no garantice el 100 % del éxito, sí hace el proceso más jugoso, y prudente. Equivocarse es humano, pero si no hay método y se acierta el riesgo de autoafirmarse y que en el futuro se pueda tener un fracaso mucho mayor es alto. Así que decidir bien y no acertar es posible, pero en este supuesto se aprende, decidir bien y acertar es de celebración. El método nos ayuda al aprendizaje.

Pasos del proceso de la toma de decisiones:

1. Reconocimiento y análisis del  problema y su contexto
2. Identificación de criterios
3. Generación creativa de alternativas para posibles  soluciones
4. Análisis y ponderación de los riesgos de las opciones generadas y por las que nos inclinaríamos
5. Decisión por la considerada mejor opción
6. Plan de acción para ponerla en marcha
7. Feedback y evaluación del  resultado

1. Reconocer y analizar el problema

Esta etapa consiste en comprender la condición del momento y estimar la deseada, es decir, encontrar el problema y reconocer que hay que tomar decisiones para solucionarlo. Puede ser actual o potencial, lo que el FODA señalaría como debilidad o como amenaza. En la identificación del problema es necesario tener una visión clara y objetiva, escuchar a los demás para ampliar la perspectiva.

Aunque parece evidente esta fase preliminar no es sencilla y en ocasiones se complica, pero a la vez para acertar con la solución hay que acertar con el problema real. La información que se obtenga para el análisis de la cuestión tiene que ser rica, variada y relevante, y provenir de diversas fuentes y a través de formas distintas (verbales, estadísticas, datos, etc.) Los métodos cuantitativos son herramientas confiables en este paso.

En este momento inicial también es relevante señalar la prioridad para atender el problema. El impacto y urgencia que se tiene para resolverlo condiciona el tiempo disponible con que se cuenta para poner remedio, aunque éste no sea el óptimo será el que al menos reduzca los daños por lo que quedará condicionado el tiempo que podemos dedicar  en el análisis y  proliferación o no de datos que recabar que supongan destinar el recurso tiempo, del que no se dispone. Menos es más en estas situaciones críticas.

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2. Identificar los criterios de decisión y ponderarlos

Para esto necesitamos considerar las variables observables, identificar los aspectos relevantes en el momento de tomar la decisión y ponderar las acciones a ejecutar teniendo en cuenta el valor relativo de importancia del criterio, según la decisión que se esté estimando afrontar. Por eso cuando se han de tomar en equipo decisiones complejas conviene  explicitar los criterios al momento de analizar las opciones, para ser objetivos al aplicarlos y encontrar la mejor solución evitando favorecer una u otra opción por sesgos personales.

3. Generar alternativas de solución con creatividad

En este paso desarrollaremos distintas soluciones al problema. Cuantas más opciones se tengan va a ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria. En este paso es útil utilizar recursos para fomentar el pensamiento creativo: permitirnos  ir de la divergencia a la convergencia, generando soluciones variadas. Según la urgencia y la importancia que hayamos dado al problema nos tomaremos más o menos tiempo en esta fase.

4. Analizar y ponderar los riesgos de las opciones generadas

Con cada una de las posibles soluciones que se generaron estudiaremos sus ventajas y desventajas con respecto a los criterios de decisión, y les asignaremos un valor ponderado; después valorándolas entre ellas determinaremos las más adecuadas. Hay métodos cuantitativos que pueden ayudar en esta fase cuando se trata de administración en empresas.

En esta etapa del proceso lo más importante es manejar un análisis crítico por parte de los que van a tomar la decisión, sin estar previamente enamorados de ninguna opción para ser de esta forma lo más objetivos posible.

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5. Seleccionar  la mejor opción

Se opta por la opción que según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema que se está tratando en el contexto en el que nos encontramos. Quizá en otro momento sería otra la opción a tomar. El contexto es importante y  lógicamente condiciona. A veces no hay una mejor decisión posible y se opta por la que es mínimamente  aceptable o bien por la que genera el mejor equilibrio entre distintas metas.

6. Plan de Acción

Supone poner en marcha la decisión por la que se optó y para hacerlo se han de tomar nuevas decisiones pero estas ya son de menor importancia y en la mayoría de los temas, más operativas y técnicas.

7. Feedback y evaluación del resultado

Comprobar si se solucionó o no el problema y determinar si no  se ha logrado,  si es que falta tiempo y hay que esperar o si lo que hay que hacer es cambiar de opción lo que conlleva a tomar nuevas decisiones. En el nuevo proceso que se inicie en caso de que la solución no haya sido satisfactoria se contará con más información y aprendizaje.

Necesitamos parar, pensar, ser flexibles y adaptarnos. El continuo cambio lleva a que las decisiones que se toman tendrán que ser modificadas con frecuencia, por la evolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas variables que lo afecten. Esta flexibilidad y capacidad de adaptación son clave en los tomadores de decisiones.

Dentro de la metodología del agilismo la evaluación, feedback y recomienzo es todo uno. La ventaja es que si estamos entrenados de esta manera, además de sufrir menos, ahorraremos gastos ya que no llegar hasta el final en procesos costosos y comenzar antes a modificar lo que sea necesario para conseguir el resultado deseado, optimiza los recursos de tiempo y dinero.

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En la toma de decisiones, al igual que en el pensamiento crítico se utilizan procesos cognitivos como laobservación, comparación, codificación, organización, clasificación resolución, evaluación y retroalimentación que necesitan como materia prima para activarse de la información necesaria. En el caso de empresas y organizaciones está accesible en sistemas  como por ejemplo el de contabilidad, que facilitan los datos para analizar; no obstante en cualquier otro sistema es necesario tener la información disponible al inicio del proceso de la toma de decisiones y para  todos los componentes.

Necesitamos entrenar estos hábitos  cognitivos para pensar antes de decidir pero además  es necesario saber  que en la realidad del día a día,  además hay que contar con un poco de ¡“suerte”! y eso os deseo a todos!

Contacto:
Web:Reyes Rite*
*La autora es directora ejecutiva de la Consultora del Desarrollo del talento humano Integrando Excelencia y Presidenta de Iryde.  En la última década ha seguido el proceso de transformación y desarrollo de la resiliencia personal y organizacional aplicando la metodología GPR © con cientos de empresas y altos ejecutivos en Europa y Latinoamérica. Autora del libro ¡Aquí Mando yo! Un espectacular viaje de la Resiliencia a la Ilusión  ha recibido distinguidos premios y reconocimientos por su aportación profesional en el ámbito empresarial como la Medalla Europea aql Mérito en el Trabajo otorgada por la AEDEEC.